Le réseau Peppol transmet la facture de manière standardisée, mais chaque destinataire applique ses propres règles de traitement. Les assurances et les administrations publiques utilisent des références précises pour relier la facture à leur dossier interne.
Si ces champs ne sont pas correctement complétés, la facture peut être rejetée ou rester bloquée sans être traitée.
A. Les champs indispensables pour tous les destinataires
Avant tout envoi Peppol, assurez-vous que les informations de base sont correctes.
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La fiche du destinataire doit contenir un numéro de TVA valide.
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Les coordonnées administratives doivent être complètes et à jour.
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La facture doit être validée et prête à l’envoi.
Dans la majorité des cas, Medicalex détecte automatiquement l’adresse Peppol du destinataire à partir du numéro de TVA.
B. Les champs spécifiques pour les assurances
Pour les assurances, le point clé est la Référence Acheteur. C’est le champ principal lu par leur système.
Ce champ doit contenir la référence exacte demandée par la compagnie, le plus souvent un numéro de sinistre ou un numéro de dossier. Medicalex propose un format adapté selon la compagnie, mais il est important de vérifier que la référence générée correspond bien aux instructions reçues.
Si la Référence Acheteur est vide ou incorrecte, la facture sera rejetée automatiquement.
C. Les champs spécifiques pour la justice et le SPF
Pour la justice, la logique est différente et repose sur un lien avec JustInvoice.
Avant l’envoi Peppol, vous devez avoir soumis votre état de frais sur JustInvoice et reçu un numéro unique. Ce numéro doit être encodé dans le champ Réf JustInvoice de la facture.
En complément, vous devez sélectionner la Réf Commande, correspondant au Bureau de Taxation compétent. Ces deux champs sont indispensables pour permettre au SPF Justice de rattacher la facture à votre dossier.
Sans l’un de ces deux éléments, la facture ne pourra pas être traitée.
D. Autres champs pouvant être requis
Selon le destinataire, d’autres champs peuvent être nécessaires dans Medicalex, comme une référence de dossier spécifique ou un type de prestation. Ces champs doivent être complétés avec précision, en respectant le format demandé.
Il est recommandé de toujours vérifier l’écran d’envoi avant de cliquer sur Envoi Peppol afin de s’assurer qu’aucun champ obligatoire n’est laissé vide.
Bon réflexe avant l’envoi
Avant chaque envoi Peppol, prenez quelques secondes pour relire les champs spécifiques affichés dans la fenêtre d’envoi. Cette vérification rapide permet d’éviter la majorité des rejets et d’assurer un traitement fluide par le destinataire.
En complétant correctement les champs spécifiques avant l’envoi, vous sécurisez la transmission de votre facture et accélérez son traitement. Medicalex vous accompagne en affichant les champs attendus, mais la qualité des informations reste la clé d’un envoi Peppol réussi.