Lorsque vous envoyez une facture via Peppol depuis Medicalex, le logiciel vérifie automatiquement si le destinataire est joignable sur le réseau Peppol. Cette vérification se base principalement sur le numéro de TVA ou le peppol ID du destinataire.
Il est important de comprendre que vous n’utilisez pas votre propre réseau Peppol, mais bien celui de Medicalex. Le fait que votre cabinet ou votre société ne soit pas enregistré sur Peppol n’empêche donc pas l’envoi d’une facture Peppol à vos clients.
Le message « destinataire non trouvé sur Peppol » indique uniquement que Medicalex n’a pas pu identifier automatiquement une adresse Peppol valide pour ce destinataire à ce moment précis.
Vérifier si le destinataire est réellement joignable sur Peppol
Avant toute correction manuelle, Medicalex met à disposition un outil de vérification.
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Dans le module Facturation (A), ouvrez l’onglet Peppol (B) puis accédez à la section Informations participants.
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Vous pouvez y rechercher le destinataire soit via son numéro de TVA, soit via un identifiant Peppol spécifique si celui-ci vous a été communiqué.
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Il est recommandé d’activer également la vérification TVA (C) via VIES afin de confirmer que le numéro de TVA est bien valide au niveau européen.
Cette étape permet de savoir rapidement si le destinataire est prêt à recevoir des factures Peppol ou s’il bénéficie encore d’une dérogation.
Pourquoi l’identifiant Peppol n’apparaît pas toujours dans la fiche client
Il est normal que le champ Peppol ID soit vide dans la fiche client, même si le destinataire est bien enregistré sur Peppol. Par défaut, Medicalex détecte automatiquement l’adresse Peppol à partir du numéro de TVA lors de l’envoi.
Ce champ n’est à compléter manuellement que dans des cas particuliers, notamment lorsque le destinataire possède plusieurs adresses Peppol pour un même numéro de TVA. C’est par exemple le cas de certaines grandes compagnies d’assurance qui utilisent des identifiants différents selon le type de dossier.
Quand faut-il forcer un identifiant Peppol dans la fiche client
Si le destinataire vous communique explicitement un identifiant Peppol précis à utiliser, vous pouvez alors le forcer dans la fiche client Medicalex.
Dans ce cas, il est conseillé de dupliquer la fiche client afin de distinguer clairement les différents clients ou usages, par exemple selon le type de service ou de dossier. Cela permet d’éviter toute confusion lors de futurs envois.
Que faire si le destinataire n’est réellement pas sur Peppol
Si, après vérification, le destinataire confirme qu’il n’est pas enregistré sur Peppol, la facture ne pourra pas être envoyée via ce réseau. Vous devrez alors utiliser un autre mode d’envoi prévu avec ce client, ou l'inviter à rejoindre le réseau Peppol.
Dans certains cas, le destinataire peut être en cours d’enregistrement ou bénéficier d’une dérogation temporaire. Il est donc utile de lui demander s’il prévoit de devenir joignable sur Peppol prochainement.
Le message indiquant que le destinataire n’est pas trouvé sur Peppol est avant tout un mécanisme de sécurité et de vérification. Dans la majorité des situations, une simple vérification du numéro de TVA ou un forçage d’identifiant suffit à résoudre le problème.
Medicalex vous permet ainsi d’anticiper les blocages avant l’envoi et de garantir que vos factures Peppol soient transmises correctement et acceptées par le destinataire.