Pour la justice, une facture Peppol ne peut pas être traitée seule. Elle doit être liée à un état de frais soumis au préalable via JustInvoice. Medicalex sert ensuite à transmettre la facture via Peppol, mais uniquement après que JustInvoice ait généré la référence officielle attendue.
Autrement dit, Medicalex ne remplace pas JustInvoice. Il complète le processus en envoyant la facture dans le canal Peppol avec les bonnes références.
La cause principale du refus
La raison la plus fréquente est simple : le numéro JustInvoice n’a pas été encodé dans la facture Medicalex, ou il a été encodé trop tard.
Si vous envoyez une facture Peppol sans le numéro JustInvoice, le SPF Justice ne peut pas associer la facture à votre dossier d’expertise. Résultat, la facture est refusée ou le paiement est bloqué.
Le bon ordre des opérations à respecter
Pour éviter tout refus, l’ordre des étapes doit être respecté strictement.
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D’abord, soumettez votre état de frais sur le portail JustInvoice.
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Ensuite, attendez de recevoir le numéro unique JustInvoice, généralement sous la forme JINV.
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Revenez ensuite dans Medicalex et encodez ce numéro dans la case Réf JustInvoice.
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Dans la case Réf Commande, sélectionnez le Bureau de Taxation compétent.
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Une fois ces deux champs complétés, vous pouvez envoyer la facture via Peppol.
Si l’une de ces étapes est manquante ou réalisée dans le mauvais ordre, la facture ne pourra pas être correctement reconnue.
Autres raisons possibles de refus
Même si le numéro JustInvoice est présent, la facture peut être refusée si la Réf Commande n’a pas été sélectionnée correctement. Le Bureau de Taxation doit correspondre au dossier concerné.
Dans certains cas, le refus peut aussi venir d’un numéro JustInvoice erroné, par exemple une faute de frappe ou une référence qui ne correspond pas à l’état de frais soumis.
Que vérifier avant de renvoyer la facture
Avant un nouvel envoi, ouvrez la facture dans Medicalex et vérifiez que la Réf JustInvoice contient bien le numéro JINV reçu. Vérifiez ensuite que la Réf Commande correspond au bon Bureau de Taxation. Une fois ces éléments corrigés, relancez l’envoi Peppol.
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Étape 1: Dans la facture Medicalex, localisez le champ Réf JustInvoice. Insérez exactement le numéro JINV reçu depuis JustInvoice, sans ajout de texte ni modification.
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Étape 2: Toujours dans la facture, sélectionnez la Réf Commande correspondant au Bureau de Taxation compétent.
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Étape 3: Une fois la Réf JustInvoice et la Réf Commande complétées, cliquez sur Valider pour enregistrer les informations.
Un refus Justice est rarement un problème technique. C’est presque toujours un lien manquant ou incorrect avec JustInvoice. Une fois la Réf JustInvoice et la Réf Commande correctement complétées, l’envoi Peppol peut être accepté et le paiement suit le flux normal.