Medicalex est conçu pour simplifier l’envoi de factures Peppol en utilisant le numéro de TVA du client pour retrouver automatiquement son adresse Peppol. Cette méthode fonctionne pour la grande majorité des sociétés. Cependant, certaines organisations disposent de plusieurs adresses Peppol pour un même numéro de TVA, ce qui nécessite une configuration plus précise.
1. Comprendre ce que signifie forcer un identifiant Peppol
Forcer un identifiant Peppol consiste à indiquer manuellement à Medicalex quelle adresse Peppol utiliser pour l’envoi des factures, au lieu de laisser le système choisir automatiquement sur base du numéro de TVA.
Cette action permet de contrôler précisément le routage de la facture vers le bon service ou le bon département du destinataire.
2. Dans quels cas cette action est nécessaire
Le forçage d’un identifiant Peppol est principalement requis dans les situations suivantes :
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Lorsque le client dispose de plusieurs adresses Peppol pour un seul numéro de TVA
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Lorsque le client vous communique explicitement un identifiant Peppol spécifique à utiliser
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Lorsque vous facturez différents types de services à une même organisation
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Lorsque l’envoi automatique arrive au mauvais service ou est rejeté
Ces cas concernent très souvent les assurances et les grandes structures administratives.
3. Exemple concret
Certaines compagnies d’assurance utilisent une adresse Peppol différente selon le type de dossier, par exemple une adresse pour les accidents de travail et une autre pour le droit commun.
Si vous utilisez uniquement le numéro de TVA sans forcer l’identifiant, la facture peut être envoyée au mauvais service et ne pas être traitée correctement.
4. Comment forcer un identifiant Peppol dans une fiche client
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Étape 1 : Cliquez sur Facturation dans le menu principal de Medicalex.
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Étape 2 : Ouvrez la liste des Clients.
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Étape 3 : Recherchez le client concerné et ouvrez sa fiche en double-cliquant sur son nom.
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Étape 4 : Renseignez l’identifiant Peppol fourni par le client dans le champ prévu à cet effet.
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Étape 5 : Enregistrez la fiche client pour appliquer la modification.
À partir de ce moment, Medicalex utilisera systématiquement cet identifiant Peppol pour l’envoi des factures vers ce client.
5. Bonne pratique recommandée
Si vous devez facturer plusieurs services distincts à une même société avec des adresses Peppol différentes, il est recommandé de dupliquer la fiche client.
Par exemple, vous pouvez créer deux fiches distinctes avec des noms explicites afin d’éviter toute confusion lors de l’envoi des factures.
Bon réflexe à adopter
Ne forcez un identifiant Peppol que lorsque cela vous est explicitement demandé par le client ou lorsque vous constatez un problème de routage. Dans tous les autres cas, laissez Medicalex gérer automatiquement l’identification via le numéro de TVA.
Forcer un identifiant Peppol dans une fiche client est une action ciblée destinée à des cas bien précis. Utilisée correctement, elle permet d’assurer que vos factures arrivent au bon service et sont traitées sans retard. En comprenant quand et comment l’utiliser, vous sécurisez vos envois Peppol tout en conservant la simplicité de Medicalex.