Avant d’envoyer une facture électronique via Peppol, il est essentiel de s’assurer que le numéro de TVA du destinataire est correct et reconnu officiellement. Medicalex intègre pour cela une option de vérification directe via VIES, la base de données de la Commission européenne.
Cette vérification vous aide à éviter des erreurs de TVA, des rejets de facture et des blocages lors de l’envoi Peppol.
1. Comprendre l’option Check TVA et VIES
L’option Check TVA et VIES permet d’interroger automatiquement la base de données VIES de la Commission européenne. Cette base confirme si un numéro de TVA existe et s’il est valide au niveau européen.
Dans Medicalex, cette option est directement intégrée à l’outil de vérification Peppol, ce qui vous évite de devoir effectuer une recherche manuelle sur un site externe.
2. Accéder à l’option Check TVA et VIES
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Étape 1 : Cliquez sur Facturation dans le menu principal.
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Étape 2 : Ouvrez l’onglet Peppol.
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Étape 3 : Accédez à la section Informations Participants. C’est dans cette section que vous trouverez l’option Check TVA et VIES.
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Étape 4 : Encodez le numéro de TVA du patient ou de la société dans le champ prévu.
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Étape 5 : Cochez l’option Vérification TVA.
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Étape 6 : Cliquez sur le bouton Chercher pour lancer le contrôle.
Medicalex interroge alors automatiquement la base VIES pour confirmer la validité du numéro de TVA.
Si le numéro de TVA est valide, Medicalex confirme qu’il est reconnu au niveau européen. Cela signifie que le destinataire est correctement identifié et que la facture peut être envoyée via Peppol.
Si le numéro de TVA n’est pas valide ou n’est pas trouvé dans VIES, Medicalex vous l’indique clairement. Dans ce cas, l’envoi Peppol risque d’être rejeté et il est recommandé de vérifier le numéro auprès du destinataire avant de continuer.
3. Quand utiliser cette vérification
L’option Check TVA et VIES est particulièrement utile dans les situations suivantes :
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Lors de la création d’une nouvelle fiche client
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Avant le premier envoi Peppol vers une société
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En cas de doute sur l’exactitude d’un numéro de TVA
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Lorsque le destinataire indique rencontrer des problèmes de réception
Bon réflexe à adopter
Avant tout premier envoi Peppol, prenez l’habitude d’utiliser l’option Check TVA et VIES. Cette vérification rapide permet d’éviter des rejets, des corrections tardives et des échanges inutiles avec le support.
L’option Check TVA et VIES dans Medicalex est un outil simple et efficace pour sécuriser vos envois Peppol. En validant les numéros de TVA directement via la base officielle européenne, vous réduisez les erreurs et vous assurez que vos factures électroniques sont envoyées dans de bonnes conditions.