La BuyerReference permet au destinataire d’identifier automatiquement votre facture dans son système interne. Elle doit respecter un format précis, souvent imposé par le client. Medicalex vous permet de la renseigner facilement, à condition de suivre les étapes ci-dessous.
Pour comprendre pourquoi ce champ est requis et les conséquences d’une erreur, consultez l’article Pourquoi ma facture Peppol est rejetée.
1 : Prérequis avant un envoi de facture
Avant d’ouvrir la facture, vous devez identifier la référence attendue par le destinataire.
Dans la majorité des cas, il s’agit d’un numéro communiqué par le client, comme un numéro de sinistre, un numéro de dossier ou une référence contractuelle spécifique.
2 : Comment remplir correctement la référence BuyerReference
- Étape 1: Cliquez sur le module Facturation (A), puis sur le sous-onglet Facturation (B) et double-cliquez sur la facture (C) pour l'ouvrir.
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Étape 2 : Dans la facture, localisez le champ BuyerReference. Cliquez dans le champ BuyerReference et encodez manuellement la référence fournie par le destinataire. Respectez strictement le format demandé, y compris les espaces, préfixes ou caractères spécifiques.
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Étape 3 : Avant de lancer l’envoi, vérifiez que le champ BuyerReference n’est pas vide et que la référence encodée correspond exactement à celle demandée.
- Étape 4 : Enregistrez les modifications en cliquant sur Valider.
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Étape 4 : Une fois la BuyerReference correctement encodée, cliquez sur Envoi Peppol.
Medicalex génère le fichier XML Peppol et transmet la facture sur le réseau.
Bon réflexe à adopter
À chaque envoi Peppol vers un nouveau destinataire, vérifiez systématiquement la BuyerReference avant de valider l’envoi. Ce contrôle simple permet d’éviter des retours, des corrections et des retards de paiement.
La BuyerReference joue un rôle central dans le traitement des factures Peppol. En respectant les étapes décrites et le format demandé par le destinataire, vous sécurisez l’envoi de vos factures et facilitez leur traitement automatique. Une BuyerReference correctement renseignée permet un envoi fluide et sans rejet.