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Comment fonctionne le robot Medicalex pour l’import automatique de documents

Le robot Medicalex importe automatiquement vos documents dans le bon dossier patient dès qu’ils sont envoyés à l’adresse email dédiée. Pour que tout fonctionne correctement, les emails contenant les pièces jointes doivent rester non lus afin d’être traités par le robot.

Le robot Medicalex vous fait gagner un temps précieux en automatisant l’importation de documents. Au lieu de chercher, télécharger ou déplacer vos fichiers manuellement, il classe automatiquement chaque pièce jointe dans le bon dossier patient. Cela réduit les erreurs humaines, accélère le travail administratif et garantit que tous les documents sont bien centralisés dans Medicalex.

Comment fonctionne l’import automatique

Le robot analyse uniquement la boîte mail dédiée à l’upload. Son fonctionnement repose sur un principe simple :

  1. Vous envoyez vos documents (PDF, images, etc.) à l’adresse email upload.

  2. Chaque email doit contenir les pièces jointes à importer.

  3. Le robot lit automatiquement les emails non lus présents dans la boîte.

  4. Il identifie le patient grâce aux informations contenues dans les fichiers ou le sujet.

  5. Tous les documents sont importés et classés directement dans le bon dossier patient dans Medicalex.

Une fois l’import terminé, les documents sont accessibles immédiatement dans le dossier du patient, prêts à être consultés ou ajoutés à un rapport.

Pour garantir le bon fonctionnement du robot, il est essentiel de respecter cette règle : Ne jamais ouvrir les emails de la boîte upload dans Outlook ou tout autre logiciel.

Dès qu’un email est ouvert, il est automatiquement marqué comme « lu ». Le robot ne traite que les messages non lus. Si un email est déjà marqué comme lu :

  • Il ne sera jamais importé,

  • Les pièces jointes resteront bloquées dans la boîte mail,

  • Et vous devrez les importer manuellement dans Medicalex.

Laissez donc tous les emails de cette boîte fermés pour permettre au robot de les analyser correctement.

 

Le robot Medicalex est conçu pour simplifier votre quotidien en automatisant une tâche souvent chronophage. En respectant la règle des emails non lus, vous bénéficiez d’un flux d’import fluide, rapide et sans erreur. Cela garantit une meilleure organisation, un accès immédiat aux documents et une gestion plus sereine des dossiers patients.