La facturation électronique via Peppol devient la norme pour de nombreux destinataires, notamment les assurances et les administrations. Dans Medicalex, l’envoi Peppol est pensé pour rester simple dans votre quotidien, tout en respectant les exigences de conformité et de sécurité.
Avant d’envoyer votre première facture, gardez une idée claire en tête. Ce sont surtout les champs de référence qui font la différence entre une facture acceptée et une facture rejetée, surtout pour les assurances et la justice.
1 : Prérequis avant un envoi de facture
A) Recherchez le destinataire.
Même si vous êtes prêt à envoyer, il est utile de vérifier que le destinataire est bien joignable via Peppol, surtout si vous facturez un nouveau client ou une nouvelle entité.
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Dans l'onglet Facturation (A), ouvrez l’onglet Peppol (B) puis accédez à la section Informations participants.
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Vous pouvez y rechercher le destinataire soit via son numéro de TVA, soit via un identifiant Peppol spécifique si celui-ci vous a été communiqué.
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Il est recommandé d’activer également la vérification TVA (C) via VIES afin de confirmer que le numéro de TVA est bien valide au niveau européen.
B) Vérifier le champ Participant Peppol.
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Ouvrez la fiche du client et vérifiez le champ lié au participant Peppol.
C'est normal que le champ "Participant Peppol soit vide" car Medicalex utilise le numéro TVA du client par défaut en arrière plan . Vous pouvez toujours renseigner le participant peppol du client afin de forcer Medicalex à prendre en compte ce participant ID au lieu du numéro TVA au court de l'envoi de la facture.
Astuce simple: si vous facturez plusieurs services à la même compagnie : dupliquez la fiche client et différenciez-les clairement, afin d’éviter d’envoyer une facture au mauvais circuit.
2 : Comment envoyer une facture Peppol
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Étape 1 : Créez votre facture avec votre flux habituel.
- Étape 2 : Cliquez sur le module Facturation (A), puis sur le sous-onglet Facturation (B) et double-cliquez sur la facture (C) pour l'ouvrir.
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Étape 3 : Vérifiez les champs de références
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* Pour les assurances, Vérifiez la structure de "Référence Acheteur". Le système qui reçoit la facture s’appuie sur la Référence Acheteur. Medicalex propose une structure selon la compagnie, ce qui vous aide à respecter le format attendu.
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Prenez l’habitude de vérifier que la référence générée correspond bien à ce que l’assurance attend, surtout si un numéro de sinistre est requis.
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* Pour la justice ou le SPF, compléter les champs spécifiques :
La logique repose sur le double encodage. Après avoir soumis l’état de frais dans JustInvoice, vous recevez un numéro unique. Dans Medicalex, vous devez ensuite compléter la Réf JustInvoice et sélectionner la Réf Commande correspondant au Bureau de Taxation.
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Pour plus d'informations concernant les champs spécifiques à remplir, veuillez consulter: Quels champs spécifiques dois-je compléter avant un envoi Peppol.
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Étape 4 : Cliquez sur le bouton ENVOI PEPPOL.
Ce qui se passe à ce moment-là est simple. Le PDF est généré comme d’habitude, et Medicalex génère aussi automatiquement le fichier XML Peppol (Peppol BIS) qui est transmis sur le réseau.
Astuce: Si vous devez envoyer une facture plus ancienne, ouvrez-la puis cliquez sur le bouton "Sauvegarder" afin qu’elle soit bien convertie au format compatible avant l’envoi.
Envoyer une facture via Peppol dans Medicalex est simple dès que vous adoptez les bons réflexes, surtout sur les références attendues par le destinataire. Une vérification rapide du destinataire, des champs spécifiques bien complétés, puis un contrôle dans l’historique suffisent à sécuriser vos envois. En appliquant cette méthode, vous réduisez les rejets, vous évitez les aller-retours inutiles et vous accélérez le traitement et le paiement de vos prestations.