Les assurances traitent les factures Peppol de manière entièrement automatisée. Une facture mal préparée sera rejetée sans intervention humaine. Medicalex vous aide à respecter ces exigences, à condition de suivre l’ordre des étapes et de vérifier les champs attendus avant l’envoi.
Pré réquis avant d'envoyer la facture
Avant de créer la facture, ouvrez la fiche du patient ou du client concerné.
Assurez-vous que le numéro de sinistre ou le numéro de dossier fourni par l’assurance est correctement encodé et respecte strictement le format demandé, y compris les tirets ou préfixes éventuels.
Cette information servira à générer automatiquement la BuyerReference.
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Étape 1 : Créez la facture comme pour une facturation classique dans Medicalex.
Vérifiez que toutes les prestations sont correctement encodées et que la facture est prête à être envoyée. -
Étape 2 : ouvrez la fenêtre de la facture.
Medicalex affiche alors les champs spécifiques requis pour l’envoi à l’assurance.
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Étape 3 : Dans la fenêtre d’envoi, localisez le champ BuyerReference.
Vérifiez qu’il n’est pas vide et qu’il correspond exactement à la référence attendue par l’assurance. Medicalex propose un format standard via un menu déroulant basé sur la compagnie sélectionnée.
Si nécessaire, vous pouvez modifier manuellement la BuyerReference.
Si la BuyerReference est vide, utilisez le bouton d’actualisation ou la fonction Fix Client Ref afin de forcer la mise à jour.
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Étape 4 : cliquez sur le bouton "Envoi Peppol".
Medicalex génère automatiquement le PDF de la facture et le fichier XML Peppol, transmis sur le réseau sécurisé Peppol vers l’assurance.
Bonnes pratiques pour éviter les rejets
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Avant chaque envoi à une assurance, vérifiez systématiquement la BuyerReference.
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Respectez le format demandé par la compagnie et évitez tout texte libre dans ce champ.
Envoyer une facture Peppol à une assurance dans Medicalex est simple lorsque les bonnes étapes sont respectées. La BuyerReference est l’élément central du processus et mérite une attention particulière. En suivant cette procédure pas à pas, vous sécurisez vos envois, réduisez les rejets et accélérez le traitement de vos factures par les assurances.