Un rejet Peppol ne signifie pas que la facture est erronée sur le fond. Il indique que le système du destinataire n’a pas pu faire le lien automatique entre la facture reçue et son dossier interne.
Medicalex bloque ou rejette l’envoi lorsque l’une des informations obligatoires attendues par le destinataire est manquante, incorrecte ou encodée au mauvais endroit.
A. Identifier le type de destinataire concerné
Avant toute correction, il est essentiel d’identifier à qui la facture était destinée, car la logique n’est pas la même.
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Pour une assurance, le traitement repose principalement sur la Référence Acheteur.
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Pour la Justice ou le SPF, le traitement repose sur le lien avec JustInvoice via la Réf JustInvoice et la Réf Commande.
Cette distinction est fondamentale pour corriger la facture correctement.
B. Corriger une facture rejetée pour une assurance
Pour une assurance, le système qui reçoit la facture ne lit qu’un seul champ clé, la Référence Acheteur.
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Ouvrez la facture dans le module Facturation et vérifiez que le numéro de sinistre est correctement encodé dans la fiche patient. Respectez strictement le format demandé par la compagnie, y compris les tirets ou la structure exacte.
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Avant de renvoyer la facture, vérifiez dans la fenêtre d’envoi que la Référence Acheteur n’est pas vide.
Si elle est vide, la facture sera rejetée. Utilisez le bouton d’actualisation ou la fonction Fix Client Ref si elle est disponible afin de forcer la mise à jour.
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Une fois la Référence Acheteur correcte, enregistrez la facture et relancez l’envoi via Peppol.
C. Corriger une facture rejetée pour la Justice ou le SPF
Pour la Justice, la logique est totalement différente. Le rejet est presque toujours lié à l’absence ou à l’erreur du numéro JustInvoice.
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Avant tout envoi Peppol, vous devez avoir soumis l’état de frais sur le portail JustInvoice et reçu un numéro unique, généralement sous la forme JINV.
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Ouvrez ensuite la facture dans Medicalex et insérez ce numéro dans la case Réf JustInvoice.
Dans la case Réf Commande, sélectionnez impérativement le Bureau de Taxation compétent.
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Si l’une de ces deux informations est manquante ou incorrecte, le SPF Justice ne pourra pas faire le lien entre la facture Peppol et le dossier d’expertise, et le paiement sera bloqué.
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Après correction, enregistrez la facture et procédez à un nouvel envoi Peppol.
D. Renvoyer la facture après correction
Une fois la correction effectuée, il n’est pas nécessaire de recréer la facture. Cliquez simplement à nouveau sur Envoi Peppol. Medicalex générera un nouvel envoi avec les informations mises à jour.
Pour une facture plus ancienne, il peut être nécessaire d’ouvrir la facture et de cliquer sur Sauvegarder afin de la convertir au format Peppol avant le renvoi.
Vérifier que le nouvel envoi est bien pris en compte
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Après le renvoi, consultez Facturation, onglet Peppol, section Historique.
Chaque envoi génère un token unique. Ce token permet au support IT Place de tracer précisément l’envoi en cas de question ou de vérification technique.
Dans la grande majorité des situations, une facture Peppol rejetée peut être corrigée rapidement. En appliquant le bon réflexe selon le type de destinataire et en respectant les champs attendus, l’envoi peut être relancé et le paiement débloqué sans complication.